Digitale Events sind keine Raketenwissenschaft.

Die digitale Transformation sitzt durch die Corona-Krise und die damit einhergehenden Einschränkungen in einer wahren Schubrakete. Erzählen wir Ihnen nichts Neues, klar.

Das betrifft auch die Bereiche, wo wir uns geschäftlich treffen, ob in kleinen Gruppen in der Videokonferenz – oder bei digitalen Events, Präsentationen, Workshops und Messen. Da wird es kein Zurück geben: Großveranstaltungen im B2B-Bereich sind heutzutage schon ökologisch nicht mehr vertretbar. Vielleicht liegt der Erfolg des Get-together der Zukunft in hybriden Events: digital konzipierte Veranstaltungen für ein großes Publikum, kombiniert mit kleineren realen Zusammenkünften. Denn ganz ohne geht es nicht, da stimmen Sie uns zu.

Sprechen wir heute über den digitalen Teil Ihres Events. Sollten Sie Berührungsängste haben mit allzu technischen Details: das sparen wir uns hier. Denn die Technik ist heutzutage das kleinste Problem. Sie erfahren hier die Schwerpunkte, auf die es aus unserer Erfahrung ankommt. Auf geht’s!

Stufe 1: Aktivierung

Planen Sie Ihre Kampagne und aktivieren Sie Ihre Zielgruppe.

Gehen wir einmal davon aus, dass Sie schon ungefähr wissen, was Sie machen wollen, um Ihr neues Produkt, Ihre Veranstaltung oder Ihren Workshop im Rahmen eines digitalen Events zu verbreiten. Dann machen Sie sich bitte zuerst Gedanken, wie es um die Teilnehmer, die Sie erreichen möchten, bestellt ist.

Obgleich wir alle im Jahr 2020 zu wahren Videokonferenz-Profis transformiert sind, ahnen Sie vielleicht auch schon, dass es technologische wie datenschutzrelevante Hürden, gerade im B2B-Bereich, gibt. Diese müssen Sie im Folgenden bei der Konzeption Ihres digitalen Events natürlich beachten. Empfehlenswert wäre es, im Vorfeld im Zuge der Aktivierung vorzufühlen, ob und welche Hürden es geben könnte. Danach planen Sie Ihre Kampagne entsprechend. Dabei überfrachten Sie Ihre Leute bitte nicht in Ihren Newslettern und Social-Media-Aktionen mit zu vielen Informationen auf einmal.

Eine behutsame wie rechtzeitig geplante und zeitlich großzügige Heranführung an die Thematik in einer mehrstufigen digitalen Ansprache baut Spannung und Neugier auf. Wählen Sie die Kanäle, die Ihre Zielgruppe nutzt, z.B. Microsite, Newsletter und/oder Social Media. Hierzu nutzen Sie Werkzeuge aus Save-The-Date, die Vorstellung erster Inhalte oder Redner und, im Falle einer zahlungspflichtigen Veranstaltung, einer flexiblen Preisgestaltung, Stichwort Early Bird. Kooperieren Sie mit Ihrem engagierten Netzwerk und lassen Sie dieses für sich werben, z.B. mit einem Friends-Rabatt oder anderen Goodies.

Ihre To-Dos:

  • Zusammenstellung der Zielgruppen
  • Abfrage technischer Background
  • Mehrstufige, digitale Ansprache

Stufe 2: Kollaboration

Setzen Sie Ihre Kollaborationsplattformen auf.

Jetzt beginnt die Suche nach der geeigneten digitalen Location, also der Plattform für Ihr digitales Event. Am besten eine, wo Sie einige Leute unterbringen, die Gäste in gediegener Atmosphäre zum Gespräch animieren, gehaltvolle Workshops anbieten und als Veranstalter stets alles im Griff behalten können – digital, versteht sich. Oder: mindestens teilweise digital, so denn Sie ein hybrides Event planen. Hierbei käme noch die Auswahl einer echten Location auf Sie zu. Sie benötigen unter Umständen mehrere Plattformen, denn jede Plattform kann immer eine Sache richtig gut:

Eine für Kommunikation. Hier ist man mit den gängigen Videokonferenz-Anbietern gut bedient, da profitieren Sie vom Netzwerkeffekt, je beliebter eine Plattform, desto mehr Leute machen gerne mit. Einschränkungen durch Datenschutzbestimmungen mitdenken, klar.

Dann brauchen Sie eine Plattform für Kooperation, wenn Sie Ihre Gäste im Workshop kreativ werden lassen wollen. Da gibt es einige am Markt, vom einfachen digitalen Whiteboard wie das von mural bis zur großen Webinar-Lösung wie edudip. Da lohnt sich das Ausprobieren; meist werden kostenlose Test-Versionen angeboten.

Zusammengehalten wird das Ganze durch eine Koordinationsplattform, stellen Sie sich das als interaktiven Programmplan vor. Das ist Ihre Basis, von hier aus kommen alle Teilnehmer in ihre Gespräche und Workshops, außerdem können hier multimediale Inhalte präsentiert werden.

Ihre To-Dos:

  • Entscheidung für eine Kommunikationsplattform
  • Entscheidung für eine Kooperationsplattform
  • Entscheidung für eine Koordinationsplattform

Stufe 3: Content

Produzieren und organisieren Sie Ihren Content.

Machen Sie sich im Vorfeld darüber klar, dass ein digitales Event in der Regel asynchron stattfindet. Ihre vorproduzierten Inhalte werden also nicht zwingend in der von Ihnen gewünschten Reihenfolge angeschaut oder angehört, sofern Sie nicht das komplette Programm live streamen. Denken Sie daran, dass die Aufmerksamkeitsspanne Ihres Publikums knapp bemessen ist. Das digitale Event wird nur mit einer Dramaturgie und Inszenierung zum Erlebnis. Setzen Sie also Live-Streams und hochwertige, relevante Inhalte bewusst als Highlights in Ihr Programm. Der Einsatz von professionell hergestellten Motion Graphics und animierten Videosequenzen verleiht Ihren Inhalten die nötige Kompetenz.

Die Contents sollten also immer auch für sich selber funktionieren. Sehen Sie das als Vorteil: Sie können sehr viel mehr multimediale Zusatzinformationen und Begleitprogramm anbieten als bei einem realen Event. Vorproduzieren können Sie nämlich alles mögliche, Präsentationen, Texte, Filme – nur exklusiv sollte der Content schon sein, wenn Ihr digitales Event einen Mehrwert bieten soll. Dazu gehört dann auch der Livestream; auch hier zählen Dramaturgie und Inszenierung, das muss laufen wie am Schnürchen.

Als Plattform für die Übertragung eignen sich zum einen Social-Media-Kanäle und zum anderen Video-Anbieter wie Vimeo. Das geht überraschend einfach. Beachten Sie bitte, sollten Sie zum Livestream nach draußen in die Sonne wollen, dass Sie ein stabiles Internet und einen LTE-Router brauchen. Unbedingt vorher testen! Eine adäquate Livesendung sollte außerdem von mindestens zwei, wenn nicht mehr, Kameras aufgezeichnet werden. Hier planen Sie Kapazitäten für entsprechende Kamerateams und eine Bildregie mit ein. Es lohnt sich, darüber nachzudenken, Profis an Board zu holen. Denn Live ist live.

Ihre To-Dos:

  • Produzieren Sie Ihre Inhalte im Hinblick aus Asynchronität
  • Planen Sie Ihre Livestreams als Highlights in einer Dramaturgie
  • Denken Sie bei der Wahl Ihrer Live-Location an gutes Internet

Stufe 4: Moderation

Führen Sie kompetent und selbstbewusst durch Ihr Event.

Noch viel mehr als auf einem realen Event, sind Ihre Gäste auf Ihre Führung durch Ihre digitale Veranstaltung angewiesen. Sie müssen sich also, wollen Sie Ihrer neuen Rolle gerecht werden, bestens auskennen auf Ihren Plattformen und wissen, was Sie tun. Was man nicht selbst getan hat, kann man nicht, so einfach ist das. Machen Sie sich auch Gedanken, wie Sie mit Ihrem Publikum auf digitalem Weg interagieren wollen. Denn ein Event lebt durch den zwischenmenschlichen Austausch – auch mit Ihnen persönlich!

Bereiten Sie sich also gut vor und probieren Sie selbst alle Techniken aus, am besten mit Kolleginnen und Kollegen als Versuchskaninchen. Was tun Sie beispielsweise, wenn aus technischen Gründen eine Ihrer Plattformen ausfällt, wie Informieren Sie die Teilnehmer und wer bei Ihnen kümmert sich um die Wiederherstellung? Und selbst wenn bei Ihnen alles läuft: Die Gäste werden versuchen, Sie persönlich zu erreichen, wenn ihr eigener, veralteter Browser den Stream nicht verarbeiten kann. Glauben Sie uns: Das machen die. Und Sie haben während des Events auf jeden Fall Wichtigeres zu tun.

Benennen Sie also einen Kontakt in ihrem Umkreis, der als Ansprechpartner für die Sorgen und Nöte der Teilnehmer vor, während und nach dem Event jederzeit erreichbar ist und digital fit ist. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn die Generalprobe schief geht. Das tun sie ja gerne mal. Toi, toi, toi!

Ihre To-Dos:

  • Machen Sie sich mit der Technik vertraut. Wirklich!
  • Schmieden Sie einen technischen Notfallplan
  • Verteilen Sie ganz klare technische Verantwortlichkeiten

Stufe 5: Evaluation

Machen Sie aus Ihrer Veranstaltung einen Erfolg.

Machen Sie sich rechtzeitig Gedanken, wie Sie Ihre Event-Inhalte für die Nachwelt erhalten wollen. Eine Landingpage eignet sich besonders gut, die wichtigsten Inhalte und auch die erarbeiteten Ergebnisse zu versammeln, eindrucksvoll zu präsentieren und als Botschaft wiederum zu verbreiten.

Wenn Sie wollen, dass Ihr digitales Event ein Erfolg wird, müssen Sie im Vorfeld festlegen, was eigentlich der Erfolg ist und wie Sie ihn messen und belegen wollen. Das brauchen Sie als Entscheidungsgrundlage, wenn Sie nach Ihrem ersten Versuch überlegen, wie Sie das Format weiterführen wollen.

Feedback ist ein guter Ratgeber. Wie in jedem handelsüblichen Workshop bitten Sie Ihre Teilnehmer, Ihnen ihre ehrliche Meinung zu Ihrem Live-Event mitzuteilen; ein kleiner, selbstverständlich digitaler, Fragebogen eignet sich vorzüglich. Es spricht nichts dagegen, wenn Sie eine kleine Belohnung für die Teilnahme anbieten. Das kann z.B. die Aufnahme in eine Art Alumni-Circle mit weiteren, exklusiven Informationen sein oder ein Gewinnspiel. Freuen Sie sich über positives Feedback und verbuchen Sie es als Erfolg.

Wichtiger ist aber die Kritik; hier ist es an Ihnen, zu beurteilen, welche Änderungen und Optimierungen am Format für Ihr nächstes digitales Event angemessen und umsetzbar sind. Und letztendlich, um zu beurteilen, ob Ihre Veranstaltung ein Erfolg oder ein Misserfolg war. Denn für Sie als Gastgeber zählt nur eins, die Zufriedenheit Ihrer Gäste, erst recht und in Zukunft immer mehr: digital.

Ihre To-Dos:

  • Planen Sie die Dokumentation Ihres Live-Events
  • Sammeln Sie ehrliches Feedback Ihrer Teilnehmer
  • Nutzen Sie Kritik für die Optimierung Ihrer Events

giraffentoast geht gerne digital aus.

giraffentoast steht seit jeher auf die erfolgreiche Fusion von echten Erlebnissen mit digitaler Kultur. Dadurch begeistern wir unsere Kunden mit unseren Arbeiten aus digitalen Lösungen und Motion Graphics. Wir bauen für die Konzeption und Umsetzung Ihres digitalen Events auf ein stabiles Netzwerk aus Event-Veranstaltern und Film-Crews.

Unser Leistungsangebot für Ihr digitales Event umfasst:

  • Strategische Beratung und Workshops
  • Konzept und Kampagne
  • Grafik, Animationsfilm und Präsentation
  • Implementierung Kollaborationstools
  • Film, Regie und Übertragung Livestream
  • Technische Betreuung des Events
  • Social Media Design und Redaktion
  • Agiles Projektmanagement

Unsere Referenzen

Wir unterstützen zahlreiche Events live, hybrid und digital mit Konzept, Design und Animated Graphics, z.B. Art Directors Club „ADC Award Show“, AUDI AG, Festival of Lights Berlin, Gühring KG, Hamburger Philharmoniker „Das größte Konzert der Welt“, Hamburg Marketing „200 Jahre grüner Wall“, IFA+ Summit, Internationale Kulturmesse Freiburg, RMS „Ramses Award“, Sehsüchte Film Festival, Stadtpark Norderstedt GmbH, Stimmen Festival, Tête-à-Tête Straßentheaterfestival, Urbane Künste Ruhr, Yullbe „VR-Experience im Europa-Park“, VRHAM! „VR Festival Hamburg“ u.v.m.